Há exatos cem anos, Harris desenvolveu um modelo para determinar a quantidade de estoque que uma empresa deveria adquirir. O
Lote Econômico de Compra (LEC) é um modelo útil, elaborado a partir da quantidade vendida de um produto num período de tempo e de um conjunto de suposições sobre a realidade. Para usar o modelo é necessário determinar o custo que a empresa possui na estocagem do produto, incluindo espaço físico e mão de obra, e o custo de se fazer um pedido ou custo de estocagem e custo do pedido, na ordem.
Durante anos o LEC era o parâmetro usado pelas melhores organizações mundiais na sua gestão de estoques. Mas na década de setenta as empresas japonesas começaram a dominar diversos setores industriais com uma visão aparentemente divergente do LEC. Estas empresas buscavam eliminar o estoque, trabalhando com poucos fornecedores, reduzindo as perdas no processo produtivo e a movimentação dos estoques durante a produção. Os analistas começaram a estudar o fenômeno e descobriram que o LEC estava sendo utilizado de maneira inadequada. De um lado, o custo de estocagem era subestimado ao ser inserido na fórmula; por outro lado, com a redução do número de fornecedores, o custo do pedido poderia ser reduzido. A combinação do aumento do custo de estocagem e a redução do custo do pedido fizeram com que a quantidade apurada no lote econômico de compra fosse bem menor que no passado. Assim, ao contrário de existir uma incompatibilidade entre o LEC e os métodos de produção consolidados no Japão, o tempo mostrou que o modelo continuava válido. (1)
A persistência do LEC na gestão dos estoques tem uma grande razão de ser. Durante anos, os estudiosos mostraram que o LEC poderia ser adaptado a diferentes situações reais. Existe inflação? É possível considerar a variação de preços dos estoques no modelo, levando em consideração os ganhos e perdas de estocagem. O custo de suprir uma empresa com todos os modelos de um produto é elevado? Desenvolveu-se um LEC onde o custo da falta pode ser inserido no modelo. O fornecedor oferece desconto para compras em grande quantidade? Basta ajustar o modelo a estas situações. Até em situações fora do contexto o LEC já foi usado. Baumol tomou a ideia central do modelo para construir uma explicação para a demanda de moeda e gestão de caixa numa empresa.
O lote econômico de compra também ajuda a explicar as situações reais. É o caso do setor público, onde o processo de aquisição de uma mercadoria passa por uma série de trâmites, que inclui a licitação, o pagamento e o recebimento do estoque. Para uma compra não basta encaminhar uma mensagem ao fornecedor para ser atendido. É necessário aprovar dentro da entidade uma solicitação de aquisição, dar publicidade ao ato, fazer a seleção e receber os itens, num processo que leva meses para ser concluído. O resultado disto é que o custo do pedido é muito mais alto que numa empresa privada. Afinal, as normas (e os órgãos de controle), em nome da defesa do bem público, impuseram uma série de procedimentos ao gestor.
Se o custo do pedido é elevado, isto significa que a quantidade adquirida em cada lote de compra deve ser maior. Ou seja, se faz menos compras, com quantidades maiores. O problema é que ao contrário do LEC, que busca o menor custo na gestão dos estoques, o foco no custo do pedido não significa “economicidade”, uma palavra muito usada na área pública. Pelo contrário. Como o custo de estocagem não é observado nos controles compra-se muito, sem o controle dos locais de armazenagem, com grandes perdas de recursos do contribuinte.
Talvez a primeira medida para tentar resolver esta distorção seja estudar este fenômeno. (2) Afinal, só podemos gerenciar aquilo que conseguimos medir. A seguir, procurar simplificar o processo de compras no setor público. Isto inclui a mudança nas normas e a mudança na filosofia dos controles impostos à gestão pública.
Um caminho longo, sem dúvida.
(1) Esta discussão está no livro Administração do Capital de Giro, de Assaf Neto e Silva, Editora Atlas.
(2) Isto é uma provocação aqueles que pesquisam ou pretendem pesquisar na área.
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