Falha do Sistema

 Uma postagem da Polyana, que estava guardada há meses, sobre falhas do sistema, é bem educativa:

Falhas em sistemas (e registros) contábeis infelizmente são mais comuns do que pensamos. 

Em 2016, a CEF de um município paulista gerou avisos de cobranças indevidas a servidores municipais, admitindo um erro em seus sistemas computacionais. 

Em 2017, o TCE-PR multou o ex-prefeito de Londrina por falha em registro contábil nas contas de 2014. 

No início de 2019, uma falha nos sistemas da STN fez com que o salário dos servidores federais ficasse temporariamente indisponível. 

Mais recentemente (ontem, 29/out/19), um hacker invadiu o sistema contábil da prefeitura de um município de SP, causando atraso no pagamento dos servidores municipais. Aqui cabem muitas discussões, desde programação, inteligência artificial, aprendizado de máquina, profissionalização dos programadores, dos contadores, segurança de sistemas, auditoria governamental, etc. 

E onde a contabilidade entra nessa discussão? Se você não aprendeu a programar, ou pelo menos a entender os relatórios que os sistemas entregam, como vai saber se está certo ou errado o que você entrega aos seus clientes? Não podemos esquecer que a Contabilidade vem, cada vez mais, se adaptando a novas tecnologias, e o contador que preferir ficar à margem destas disrupções, estará comprometendo sua profissionalização.

Entrevista: Francisco Fernandes de Sousa

Multitasking: enquanto nos atendia, Chiquinho continuava a atender demandas.

Francisco Fernandes de Sousa, contador, começou a trabalhar na Eletrobras Eletronorte há cerca de 30 anos. Além de ser gerente na diretoria financeira, Chiquinho, como é conhecido por toda a empresa, tem certificação como consultor SAP/R3 e é um dos principais responsáveis pela configuração dos sistemas financeiros e de custos (módulos FI e CO no SAP).

Blog_CF: Como era a contabilidade na Eletrobras Eletronorte há 20 anos e como é hoje?
Francisco: Antigamente fazíamos tudo "a mão". Há 20 ou 30 anos as contas eram mais simples, mas a falta de uma planilha Excel tornava tudo mais difícil. Risos. Levávamos muito tempo para preparar o balanço. Houve um tempo em que tínhamos alguns computadores para suprir a demanda de todos nós. Havia fila! Hoje acho engraçado relembrar.

Era muito difícil receber a prestação de contas de um engenheiro que estava participando da construção de Tucuruí, por exemplo. Hoje em dia isso é feio com o auxílio do SAP R3, a plataforma que utilizamos na Eletronorte. Com ele cada um tem a devida autorização para fazer o que está dentro dos seus limites. Essas autorizações são sempre revistas pois adotamos a Sarbanes-Oxley, que exige isso.

Por exemplo, quem está em Tucuruí e tem que preencher uma planilha com as horas gastas em cada centro de custos, tem acesso ao TimeSheet. Se ele precisa fazer a solicitação de materiais ao almoxarifado, não vai poder. Isso caberá, talvez, à secretária, ou a quem foi autorizado a seguir com aquela tarefa. Na contabilidade, quem participa do encerramento mensal das contas tem acesso a transações específicas para aquilo. Em um sistema de compras, a pessoa que faz a solicitação, é diferente da que confere e autoriza. Tudo isso dá mais segurança ao usuário, ao sistema e facilita, inclusive, o trabalho da auditoria.

Atualmente a principal dificuldade se encontra nas alterações advindas do IFRS. Temos o impairment, o ativo financeiro, o impacto nas concessões. Isso não existia para nós e a adoção pelo Brasil trouxe uma repercussão tremenda.

Claro que a contabilidade cresceu porque era necessário e acho positiva essa "globalização". Mas quando se trata do dia-a-dia, fica um pouco menos romântico.

Colocar a teoria na prática sem ter um exemplo a seguir é ao mesmo tempo emocionante e arriscado. Investimos muito em treinamento para estar em dia com todas as mudanças e conseguirmos passar tudo tanto para a configuração do sistema, quanto para as demonstrações contábeis, de forma fidedigna. Mas até que o balanço seja oficialmente publicado, há muito debate, reclassificação, revisão. É um trabalho para quem realmente gosta de colocar a mão na massa.

Blog_CF: Para conseguir fazer o que você faz, mexer com contabilidade e com a configuração do sistema, o que é ideal conhecer? O que um aluno deve estudar para ter uma oportunidade similar?
Francisco: Além de ser um bom contador, é necessário que ele faça alguns cursos. A empresa SAP oferece certificações para que a pessoa se torne oficialmente um consultor SAP. O SAP R3 é dividido em vários módulos. A sua certificação dependerá do seu interesse. MM é o módulo de materiais, HR o de recursos humanos. No meu caso, cursei FI (referente ao módulo financeiro) e CO (referente ao módulo de custos). Ideal seria alguém que soubesse uma linguagem de programação denominada ABAP.

Blog_CF: Qual é a maior dificuldade encontrada atualmente na sua área?
Francisco: A falta de profissionais qualificados e a burocracia para suprir os cargos. Desde o vencimento do concurso muitas pessoas saíram, incluindo aquelas em programa de demissão voluntária. Enxugamos os gastos com pessoal, porém houve sobrecarga dos funcionários que permaneceram. Ademais, na minha área, necessito de contadores maleáveis e dispostos. Acreditem, não é fácil encontrar pessoas assim.

A necessidade desse perfil advém do fato de que a contabilidade está em constante atualização. Como comentei, antes do IFRS era muito mais fácil ser um contador. Atualmente precisamos estar sempre em cursos, reuniões, palestras e eventos que envolvem tempo e dedicação. Não só isso, temos que saber como aplicar os conceitos na prática.

A Eletronorte é uma empresa de capital fechado, mas somos parte da Eletrobras, que depende das informações que passamos, da forma como nos comunicamos. Assim, além de um funcionário que esteja sempre disposto a aprender, espero que ele também saiba aplicar a teoria à prática, saiba tomar decisões, entenda de sistemas (pois nos comunicamos em grande parte via SAP R3), saiba trabalhar em equipe.

Blog_CF: Como ocorreu o treinamento dos funcionários para que o sistema fosse adotado de forma eficiente?
Francisco: Nós estamos constantemente desenvolvendo treinamentos para ensinar SAP R3. Cada área com a sua parte, claro. Por exemplo, a gerência de ativos capacita funcionários não apenas da sede, como também das regionais, a lidar com o inventário.

A regra, todavia, é que os colegas ensinem uns aos outros o que sabem. Incentivamos a criação de manuais e passo a passo das tarefas para, caso alguém tenha que se ausentar, ou fique enfermo, tudo possa seguir em frete com tranquilidade.

Mas, sempre que possível, retomamos os treinamentos para haver uma reciclagem constante. Ademais, damos assistência por e-mail e telefone. Algo similar a um help desk.

Blog_CF: Quais dicas você daria para um jovem ainda cursando a faculdade?
Francisco: Inicialmente ressalto que o programa para estagiários na Eletrobras, como um todo, é excelente. Sugiro que fiquem atentos à página da Eletrobras Eletronorte pois logo sairá o edital para novas contratações. Antecipando a pergunta, já simplifico a resposta. O que procuramos em estagiários é a vontade de aprender e o conhecimento contábil e de informática. Não é necessário saber SAP/R3 pois te ensinaremos aqui. A minha filosofia faz com que contratemos estagiários para o crescimento do aluno e não como "mão de obra barata".

Mas de forma mais abrangente, eu aconselho que você, jovem, aprenda a aprender. Estude além do que é exigido para passar em provas, saiba conversar sobre o assunto, interpretar arriscar uma aplicação. Alimente desde o início a sua curiosidade.

Se você já faz estágio, tente sempre procurar alguém que precise de ajuda. Não fique lendo resumos de novela ou esperando o tempo passar. Nesses momento em que você oferece ajuda para outros colegas, você pode aprender algumas coisas que te trarão um diferencial por toda a vida.

Estude inglês (e saiba português!) e informática. Um contador deve saber mexer com ferramentas básicas como Word, Excel e Power Point com excelência. Além disso, aproveite as férias (ou a greve, o sábado de manhã, ou qualquer momento que tenha livre) para fazer cursos de Access ou algum software que te mantenha versado em sistema, melhore o seu currículo e te diferencie ainda mais de seus pares. Mesmo em trabalhos concursados, o seu currículo define a sua caminhada.

Sistema de Informação

A revista Fortune descreve os problemas da Avon, empresa de cosméticos. Num determinado trecho o texto cita que o mercado brasileiro é hoje o maior da empresa em termos de vendas. Entretanto, a situação da empresa no país tem sido um problema desde que o governo brasileiro passou a exigir a nota fiscal eletrônica. A exigência passou a demandar muito dos sistemas de informação da empresa:

A mudança criou problemas de serviço para os representantes, com os problemas de previsão e a escassez do produto em três vezes os níveis normais.

O sistema perdeu pedidos, atrasou a entrega de produtos e prejudicou as vendas.

ERP no modelo SaaS

Modelo tem suas falhas e não pode ser tão barato como parece no início. Nem a redução de custos, normalmente associada à cloud computing, é garantida. A adoção exige cautela.

Implantar um ERP numa empresa pode ser uma dor de cabeça. Há uma alta barreira de entrada, tanto em termos de compromissos financeiros e como na contratação de especialistas em TI para mantê-lo funcionando. Naturalmente, usar um ERP através de um modelo de software como um serviço parece ser a maneira perfeita para mitigar esses problemas. Mas, infelizmente, ele não é válida para todos. Há muitas coisas a considerar antes de tomar a decisão de migrar o ERP para o modelo SaaS.

Andrew Dailey, diretor da MGI Research, em Mill Valley, na Califórnia, diz que há certos casos nos quais o ERP no modelo SaaS pode ser benéfico, mas eles devem ser analisados cuidadosamente. “Se uma empresa precisa de um sistema de gestão empresarial em muito pouco tempo, SaaS pode ser um modelo atraente”, diz. “Você estará investindo nele, mas estará pagando pelo que usar”.

O problema, segundo Dailey, é que muitas vezes as empresas só pensam na redução de custos imediata proporcionada por um sistema de ERP no modelo SaaS. “Mas não há dados confiáveis que atestem que o modelo SaaS será a solução mais barata, sempre”, disse ele. Especialmente no logo prazo. “Se você considerar uma planilha de custos de cinco anos, os custos do ERP como SaaS vão subir.” Muitas vezes as despesas acabam sendo semelhantes aos do sistema tradicional.

Aleksey Osintsev, analista de pesquisa da Technology Evaluation Centros Inc., de Montreal, concorda com Dailey. “Os cortes de custos seguem normalmente esta lógica”, diz . Muitas vezes as empresas são seduzidas pelo menor custo de instalação proporcionado pelo modelo SaaS”, e só.

Osintsev alerta para a necessidade de as empresas estarem o quanto poderão adaptar o ERP à suas necessidades, personalizando ou aampliando o sistema se for no modelo SaaS. “Se você precisa fazer algumas modificações, saiba que ainda existem dúvidas sobre esta questão com relação às aplicações baseadas em nuvem”, diz ele.

Este aspecto também preocupa Dailey. “Uma coisa são os benefícios associados a uma solução SaaS. Outra, a realidade de muitas empresas”, diz. “Em sistemas internos, quando você deseja atualizar uma parte da solução, você tem que atualizar toda a solução. Em um modelo de SaaS você não tem o controle do processo de atualização.”

Não só isso. Às vezes, em um modelo SaaS, as atualizações são forçados. Em geral, segundo Dailey, as empresas passam a ter menos controle sobre todos os aspectos do software. ““Quando uma nova funcionalidade é lançada, os clientes não podem escolher se a querem ou não”, explica Dailey. Isso pode ser um problema se a novidade retardar processos de negócios. Ou se, por exemplo, mudarem a interface do usuário de forma dramática, tornando características úteis difíceis de encontrar.

Na opinião de Osintsev, muitos desses problemas, tanto de segurança como de conformidade ou de readaptação, podem ser resolvidos se os clientes forem cuidadosos e lebrarem deles já na hora de assinar o contrato com o fornecedor de ERP. “Conheço alguns casos em que os fornecedores de software não fornecem os dados de volta para os clientes, quando o contrato acaba”, diz ele, para quem a coisa mais importante a fazer, se você ainda quiser ir em frente com uma solução de ERP SaaS, é se debruçar sobre detalhes do contrato e certificar-se que todas as suas preocupações estão cobertas. Recuperação de dados, garantias de serviço e atualizações devem ser top-of-mind em todos os contratos.

Fonte: JD Speedy, Computerworld/Canadá

Eletrobras faz revisão de seus controles internos

A auditoria externa da Eletrobras apontou deficiências nos controles usados para garantir a qualidade das informações usadas na elaboração das demonstrações financeiras da companhia, a holding estatal do setor elétrico. As falhas foram descobertas durante o processo de preparação da empresa para ter registro na Bolsa de Nova York (Nyse), obtido em outubro de 2008.

As empresas com papéis negociados no mercado americano são obrigadas a ter seus controles internos testados pelo auditor independente para prevenir possíveis erros e fraudes. Das 31 empresas brasileiras negociadas nos EUA, só Eletrobras e TAM tiveram ressalvas sobre os controles em 2009. A empresa aérea corrigiu o problema no ano seguinte.

Desde 2002, Brasil Telecom, Braskem, CSN, Embraer, Gol, Pão de Açúcar, Sabesp e Oi (Telemar) tiveram em algum momento problemas com controle relatadas pelos seus auditores.O auditor da Eletrobras emitiu um parecer, com seis ressalvas, que consta de um documento enviado em julho, com atraso, ao órgão regulador do mercado de capitais americano (SEC, na sigla em inglês).

O chamado Formulário 20-F é uma espécie de balanço anual que as empresas estrangeiras com ações negociadas nos Estados Unidos têm que apresentar à SEC. O documento, referente ao exercício de 2009, foi entregue com atraso de mais de um ano (o prazo regulamentar é de seis meses depois do fim do exercício).O relatório de 2010 ainda não foi divulgado, mas a Eletrobras incluiu as considerações do auditor no Formulário de Referência, conjunto amplo de informações que passou a ser exigido pela Comissão da Valores Mobiliários (CVM), fiscal do mercado brasileiro, a partir de 2010.

Nesse documento, cuja primeira versão foi enviada à CVM no fim de maio com os dados de 2010, foi excluída uma das ressalvas, referente aos controles da usina de Itaipu. Os problemas identificadas pela auditoria independente da empresa, a PricewaterhouseCoopers (PwC), vão desde a falta de controles eficazes para “prevenir e detectar distorções relevantes nas demonstrações financeiras” até “equipe interna com número insuficiente de pessoas com um nível satisfatório de conhecimentos contábeis [sobre as regras contábeis americanas]“.

“As ressalvas do auditor não estão relacionadas aos números do balanço, mas aos controles internos e processos-chaves que garantem a confiabilidade dos números”, diz Luiz Augusto Figueira, coordenador geral da presidência da Eletrobras. “Ele identificou pontos de fraqueza que precisam ser aprimorados, mas nem por isso deu negativa de opinião ou deixou de auditar os números. Ele garante que aqueles números estão certos”, afirmou Augusto Figueira. “[A mensagem do auditor foi] melhor em alguns pontos de controle interno para garantir que o acionista tenha mais certeza desse investimento.”

Fernando Macedo, gerente da divisão de controles internos do departamento de gestão de riscos da empresa, diz que em 2009 a empresa não tinha uma área de controle de gestão de riscos implementada. “Em 2010 criamos a área e estabelecemos a política de gestão de riscos, para acabar com esse problema.” Mas, ele ressalta que a “atualização dos controles internos com a maturidade necessária tem um tempo mesmo”.

Como parte de um projeto ambicioso de se tornar a “Petrobras do setor elétrico”, a Eletrobras começou um processo de reestruturação para ganhar mais controles sobre suas coligadas, o que incluiu a adoção de uma sistema de gestão e de auditor únicos para todas as empresas do grupo.

José da Costa Carvalho Neto, presidente da Eletrobras, avalia que já houve um progresso “bom” e que a empresa está dando prioridade à questão da tecnologia, que inclui a adoção do software de gestão da alemã SAP. “Vamos fazer um trabalho muito interessante sobre essas ferramentas de informática para dotar a Eletrobras de todos os recursos, não só nas empresas de geração e transmissão, mas também de distribuição”, disse. “A integração para nós é fundamental, tem que começar com a parte de informática.”

Contudo, ele admite que nem todas as empresas do grupo Eletrobras adotaram o sistema. Além da holding, Furnas, Eletronorte, Eletronuclear usam o SAP, as outras não. “Temos um sistema satisfatório na Chesf e na Eletrosul, mas não é o SAP. Não queremos que seja necessariamente o SAP. Queremos que os sistemas falem entre si, que sejam integrados. Tem diversas alternativas que analisamos e chegamos à conclusão das alternativas que são viáveis. Mas em todos os casos em que a alternativa é viável, tem um requisito: a integração”, disse Carvalho Neto.

Leia a seguir a entrevista dada ao Valor por Fernando Macedo, gerente da divisão de controles internos do departamento de gestão de riscos da Eletrobras, e Luiz Augusto Figueira, coordenador geral da presidência.

Links

1. Jornais do mundo e Obama

2. Como o IFRS afeta seu sistema de informação

3. O Roadmap da SEC não apareceu na sexta. Quando virá?

4. AIG necessita de mais dinheiro

5. Britannica pergunta: O blog está morrendo?