Rir é o melhor remédio

 Prêmio para melhor planilha de Contabilidade. 

Planilha e outros usos

 Ainda Tim Harford:

As planilhas originais em papel foram projetadas para nos ajudar a não perder o rumo, e pode-se imaginar naturalmente que a planilha digital não é apenas mais rápida, mas mais precisa. É isso? Uma pista vem de um maravilhoso estudo realizado por Felienne Hermans, uma cientista da computação. Alguns anos atrás, Hermans percebeu que havia uma fonte abundante de planilhas que ela poderia estudar. Essa fonte era a Enron, a empresa de energia falida.

Depois que a Enron entrou em colapso em 2001 em meio a um escândalo contábil épico, os reguladores extraíram um cache de meio milhão de e-mails dos servidores da empresa. Esses e-mails estão agora disponíveis ao público e foram estudados por pesquisadores que tentam entender tudo, desde a evolução da linguagem escrita informal até a maneira como as pessoas usam pastas de e-mail. Hermans estava interessado no que foi anexado a alguns desses e-mails: planilhas.

Ela começou a vasculhá-los, sem procurar fraudes, mas por planilhas com erros óbvios, como referências ausentes ou circulares. Observando quase 10.000 planilhas com cálculos, ela descobriu que um quarto tinha pelo menos um desses erros. Os erros pareciam se multiplicar. Se uma planilha tivesse algum erro, em média ela continha mais de 750.

Como uma planilha pode adquirir tantos erros? Matt Parker, o autor de Humilde Pi, um livro sobre contratempos matemáticos e suas conseqüências, observa que a funcionalidade do Excel combinada com as suposições equivocadas dos usuários geralmente introduz erros.

Digite um número de telefone internacional no Excel, por exemplo, e o programa retira os zeros principais, que são redundantes em um número inteiro matemático, mas não em um número de telefone. Se você digitar um número de série de vinte dígitos, o Excel decidirá que esses 20 dígitos são uma quantidade enorme e os arredondará, transformando os últimos dígitos em zeros.

Ou diga que você é um pesquisador de genética digitando o nome de um gene como "Dinger 1 associado ao anel associado à membrana" ou 1 de março, ou talvez o gene 1 de setembro. Você pode imaginar o que o Excel faz a seguir. Transforma esses nomes de genes em datas. Um estudo estimou que 20% de todos os artigos de genética tiveram erros causados pela autocorreção do Excel.

A defesa da Microsoft é bastante simples: as configurações padrão devem funcionar nos cenários diários. Qual é a maneira educada de dizer: Gente, o Excel não foi projetado para pesquisadores de genética. Foi projetado para contadores. (grifo do blog)

Mas é compreensível que os cientistas tenham escolhido o Excel e tenham começado a usá-lo. É poderoso, é flexível. É onipresente. Pode não ser a ferramenta certa, mas é a ferramenta que está ali.

Quando usado por um contador treinado para realizar a contabilidade de entrada dupla, um sistema estabelecido há muito tempo com detecção de erros embutida, o Excel é uma ferramenta perfeitamente profissional. Mas quando pressionado a serviço por pesquisadores de genética ou rastreadores de contatos, é como usar o canivete suíço para caber em uma cozinha, porque é a ferramenta que você tem mais próximo. Não é impossível, mas dificilmente aconselhável.

E, no entanto, quando a comunidade de pesquisa genética estava lutando com a questão dos genes que corrigia a autocorreção, eles se resignaram à dura verdade de que nunca afastariam as pessoas do Excel. Em vez disso, os responsáveis - o Comitê de Nomenclatura de Gene - decidiram mudar os nomes dos genes em questão.

A decisão é compreensível. Mas também ilustra claramente as contorções pelas quais passamos como resultado do tratamento de dados como uma reflexão tardia, apenas algo para bater juntos em uma planilha. Isso é uma pena, porque a história sugere que informações bem gerenciadas podem ser transformadoras.

Foto: aqui

Contabilidade e a história da planilha eletrônica

Eis que Tim Harford conta que o surgimento da planilha eletrônica ocorreu em uma aula de contabilidade. 

Quase quinhentos anos depois, em 1978, um estudante chamado Dan Bricklin estava sentado em uma sala de aula na Harvard Business School. Enquanto observava seu professor de contabilidade preenchendo linhas e colunas no quadro-negro, uma idéia surgiu sobre ele. Cada vez que o professor fazia uma mudança, ele precisava trabalhar de um lado para o outro da grade, apagando e reescrevendo outros números para fazer tudo somar. Bricklin sabia que essa exclusão e reescrita acontecia todos os dias, milhões de vezes por dia, em todo o mundo, quando os funcionários da contabilidade ajustavam as entradas no que chamavam de planilhas: grandes folhas de papel se espalhavam por duas páginas de um livro contábil.

Bricklin era um nerd e ex-programador que imediatamente pensou: “Eu posso fazer isso em um computador." Como Steven Levy descreveu em um clássico longa-metragem dos anos 80, o resto era história. Bricklin e um amigo chamaram seu programa de planilha de VisiCalc. Foi colocado à venda em 17 de outubro de 1979. Foi um sucesso, logo seguido pelo Lotus 1-2-3 e depois, no devido tempo, pelo Excel.

Para os contadores, as planilhas digitais foram revolucionárias, substituindo horas de trabalho meticuloso por algumas no teclado. Mas algumas coisas não mudaram. Os contadores ainda tinham treinamento profissional e o sistema de dupla entrada. O resto de nós não, mas isso não impediu o Excel de se tornar onipresente. Afinal, era facilmente acessível e flexível, uma ferramenta como um canivete suíço para números, sentado no bolso de trás digital. Qualquer idiota poderia usá-lo. E Deus, nós fizemos.

Foto: Mika Baumeister

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Planilha e conhecimentos matemáticos

Planilha Excel faz uma mudança importante na Genética

Esta é uma notícia curiosa. Os cientistas que estudam o genoma humano resolveram fazer uma mudança por conta da planilha Excel. Cerca de 27 genes humanos foram renomeados. Tudo isto porque a planilha interpreta de forma errada os símbolos como datas. Parece um problema pequeno, mas não é. 

O Excel é muito usado pelos cientistas (e pelos contadores). O problema é que suas configurações são ajustadas para aplicações mais comuns. Assim, quando um cientista insere

um símbolo alfanumérico de um gene em uma planilha, como MARCH1 - abreviação de " Membrane Associated Ring-CH-Type Finger 1 " - o Excel converte isso em uma data: 1 de março

Isso é extremamente frustrante, até mesmo perigoso, pois corrompe dados que os cientistas precisam separar manualmente para restaurar. É também surpreendentemente difundido e afeta até mesmo trabalhos científicos revisados por pares. Um estudo de 2016 examinou dados genéticos compartilhados com 3.597 artigos publicados e descobriu que cerca de um quinto havia sido afetado por erros do Excel.

Também não há solução fácil. O Excel não oferece a opção de desativar essa formatação automática e a única maneira de evitá-la é alterar o tipo de dados de colunas individuais . Mesmo assim, um cientista pode corrigir seus dados, mas exportá-los como um arquivo CSV sem salvar a formatação. Ou outro cientista pode carregar os dados sem a formatação correta, transformando os símbolos do gene em datas. O resultado final é que, embora usuários experientes do Excel possam evitar esse problema, é fácil introduzir erros.

A ajuda chegou, porém, na forma do corpo científico encarregado de padronizar os nomes dos genes, o HUGO Gene Nomenclature Committee, ou HGNC. Esta semana, o HGNC publicou novas diretrizes para nomeação de genes, incluindo para “símbolos que afetam o manuseio e recuperação de dados”. De agora em diante, dizem eles, os genes humanos e as proteínas que eles expressam serão nomeados com um olho na formatação automática do Excel. Isso significa que o símbolo MARCH1 agora se tornou MARCHF1, enquanto SEPT1 se tornou SEPTIN1 e assim por diante. Um registro de símbolos e nomes antigos será armazenado pelo HGNC para evitar confusão no futuro.

Fonte: aqui

Erro de planlha

O The European Spreadsheet Risks Interest Group (sim, é uma organização real, dedicada da examinar os momentos quando as planilhas estão erradas) estima que mais de 90 por cento de todas planilhas contém erros. Cerca de 24 por centro das planilhas que usam fórmulas contém um erro direto de matemática nos seus cálculos. (Matt Parker, Humble Pi, Riverheard Books, 2020)

No site da organização você pode encontrar alguns erros em planilhas. O livro de Parker descreve algumas situações interessantes, como a pesquisa feita com os e-mails da Enron, que encontrou um grande número de planilhas. Parker mostra que o uso de planilhas não está restrito ao mundo financeiro. Parker cita uma pesquisa com artigos publicados em periódicos de genética que usaram planilhas.

30 anos do Excel

Há 30 anos nascia o Excel. Então, o programa de planilhas predominante era o Lotus 1-2-3 (alguns usavam também o SuperCalc). Desde então, o Excel possui um público fiel, que adora o programa. Trinta anos depois.

Um texto do GoingConcern constata a grande aceitação da planilha entre os contadores e apresenta algumas das suas vantagens. Primeiro, a comprovação da grande aceitação da planilha:

a) mais 750 milhões de usuários no mundo
b) há campeonato internacional de Excel
c) quase 70% das empresas dos Estados Unidos usam a planilha como principal ferramenta de orçamento e planejamento.

As razões da importância da planilha:

a) tabelas dinâmicas = isto ajuda a entender os números de um relatório, a selecionar rapidamente um conjunto de dados, entre outras usos
b) Função Auditoria de fórmulas = permite, com um clique, rastrear as células relacionadas com uma fórmula.
Aqui estão algumas outras coisas que os controladores me disseram que amam o Excel:
c) Integração com outros programas = inclui SAP, Word, etc

entre outros aspectos.

O texto destaca algumas limitações da planilha - principalmente a questão do uso em um ambiente de nuvem - e dificuldade de avanços em áreas mais relevantes.

(De um usuário da planilha, que já teve oportunidade de fazer bons trabalhos, incluindo figuras para este blog, cursos de ensino usando a planilha, entre outros)

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Fazendo progresso

Erros em planilha

Erros em planilhas empresa podem estar colocando bilhões de libras em situação de risco, uma pesquisa encontrou. (...) Quase uma em cada cinco grandes empresas sofreram perdas financeiras como resultado de erros em planilhas, de acordo com F1F9, que fornece modelagem financeira e previsão de negócios para as empresas. (The Telegraph)


O uso generalizado de planilhas, a falta de conferência e o receio de muitas pessoas em verificar os cálculos podem induzir a estes problemas. Apesar do texto do jornal inglês apresentar números, é sempre difícil mensurar a responsabilidade das planilhas nos problemas encontrados. Mas o texto considera ser possível culpar as planilhas - não as pessoas que usam - por um grande número de erros.

"Na maioria das vezes apenas uma pessoa numa empresa tem o conhecimento de como os modelos de planilhas financeiras são construídos. As outras pessoas são incapazes de compreender e, portanto, verificar a análise. O potencial de erros é enorme."

Recentes documentos detalhando o colapso da Enron em 2001, após a conclusão de todos os processos judiciais, mostrou que 24% das fórmulas de planilha da corporação continha erros.

Dr Hermans disse: (...) "O que é verdadeiramente chocante é que parecia haver uma cultura de total aceitação de que os erros eram simplesmente parte de trabalhar com planilhas."

Erro no Excel

Confiamos muitos nas ferramentas modernas de cálculo. Mas em alguns casos podemos ser induzido a erros. Veja uma conta de multiplicação no Excel:

O resultado está errado, já que deveria terminar em "21" não em "00". Isto ocorre em razão de um arrendondamento que é feito pela planilha para número elevados, com mais de 15 dígitos. 

Pintura

O quadro acima foi pintado por Tatsuo Horiuchi, um senhor de 72 anos. O surpreendente: foi feito no Excel. Aqui você encontra o link para baixar a planilha (ou melhor, o quadro).

Erro em planilha

Após o erro grosseiro cometido por dois economistas de Harvard (que Mankiw defendeu, afinal ele também é de Harvard), novas histórias sobre o uso errôneo da planilha Excel em ambientes de trabalho.

Segundo Baseline Scenario uma investigação do JP Morgan descobriu que a instituição financeira implantou um novo modelo de Value-at-Risk (VaR). O modelo era operado por uma série de planilhas do Excel, feitas manualmente, através do Control C Control V. O modelo foi aprovado, mas num determinado ponto dos cálculos a planilha usava a soma em lugar da média. O resultado final foi um VaR menor. O prejuízo ultrapassou a 1 bilhão de dólar.

Mas não são os únicos casos. Segundo a revista Fortune, quando o Barclays resolveu comprar o Lehman Brothers, durante a crise financeira, os analistas detalharam os ativos que gostariam de comprar, mas em lugar de excluir 200 células, ocultaram-nas. Quando o arquivo foi convertido para PDF as células apareceram e o Barclays foi forçado a comprar ativos tóxicos que não queria.

Na área pública, o estado de Utah subestimou o número de alunos que seriam matriculados nas escolas públicas, reduzindo o orçamento de educação. Aparentemente foi um erro de “referência”.

Erro

Um estudo sobre crescimento econômico em diversos países do mundo cometeu um erro grasso:

O estudo apontava uma média de crescimento de -0,1%. Mas observe a figura com atenção: ao calcular a média cometeu-se um erro na marcação das células, excluindo Dinamarca, Canadá, Bélgica, Áustria e Austrália. A média correta seria de 2,2%.