Fraude em restaurantes

Entre os proprietários de restaurantes, que enfrentam o maior risco de fraude, estão os donos de restaurantes, que muitas vezes são suscetíveis a esquemas de apropriação indevida de ativos. É aqui que um especialista em contabilidade forense pode desempenhar um papel inestimável. Isso envolve a aplicação de habilidades contábeis e investigativas para analisar dados financeiros, transações e registros relacionados às operações de um restaurante. O objetivo é descobrir irregularidades financeiras e possíveis fraudes.

Os funcionários perpetraram os esquemas de fraude mais comuns em restaurantes, incluindo vários esquemas de apropriação indevida de dinheiro e estoque.

Apropriação indevida de dinheiro

Um funcionário pode apropriar-se indevidamente de dinheiro e manipular transações para ocultar o roubo. No entanto, existem também maneiras de se proteger contra roubos de dinheiro de várias formas.

Preços alterados, descontos e anulações: Enquanto alguns garçons deixam de registrar pedidos em dinheiro e embolsam o dinheiro, outros praticam a manipulação de preços. Por exemplo, um barman pode vender um vinho caro, mas registra um vinho menos caro no sistema de ponto de venda do restaurante, embolsando a diferença. Contagens regulares de estoque podem ajudar na descoberta de vinhos caros ausentes, enquanto se tem inventários extras de vinhos mais baratos.

Outra maneira pela qual os funcionários ocultam o roubo de dinheiro é registrando descontos ou reembolsos não autorizados e anulando vendas. Para combater isso, os proprietários devem comparar as anulações criadas por cada garçom com as anulações médias em um determinado período. Além disso, verifique os horários registrados nas transações anuladas para determinar se uma anulação ocorreu no momento da transação, durante o horário de funcionamento ou no fechamento, e se um determinado funcionário está anulando transações com mais frequência.

Os funcionários também manipulam o sistema de ponto de venda (POS) para ocultar o roubo, movendo pedidos de uma conta para outra. Por exemplo, o cliente 2 faz o pedido do mesmo item que já foi pago pelo cliente 1. O garçom move o pedido do cliente 1 para a conta do cliente 2 e embolsa o dinheiro recebido da primeira conta. Fique de olho no tempo médio das contas e acompanhe os garçons que reimprimem recibos com frequência. Ao longo do tempo, isso pode resultar em um impacto financeiro na casa dos milhares de dólares.

Documentos alterados e fornecedores fictícios: Esquemas de faturamento incluem a criação de um fornecedor fictício, para onde o pagamento é direcionado para a conta bancária do funcionário. Para combater esse esquema, certifique-se de que as responsabilidades estejam segregadas. O funcionário que recebe o estoque deve evitar processar o pagamento ao fornecedor. Além disso, o funcionário que processa os pagamentos não deve reconciliar as contas bancárias.

A adulteração de cheques ou o saque de cheques é outro esquema de fraude que pode ser perpetrado por um funcionário ou por alguém de fora. Alguém pode alterar as informações do beneficiário e sacar o cheque. Entre em contato com os fornecedores com frequência para verificar os saldos em aberto. Verifique suas transações bancárias diariamente e verifique a endosso no verso dos cheques para garantir que corresponda ao endosso do fornecedor.

Criar um funcionário fantasma é outro esquema de fraude usado, adicionando funcionários fictícios ao sistema de folha de pagamento e desviando seus salários. Funcionários falsos podem ser descobertos revisando relatórios de folha de pagamento regularmente. Revise os arquivos dos funcionários para garantir que haja um arquivo para cada funcionário listado no registro de folha de pagamento.

Roubo de estoque ou dinheiro

O estoque é um aspecto crítico das operações de restaurante. O estoque pode ser roubado de várias maneiras, incluindo consumo, fornecimento de refeições gratuitas para familiares e amigos, levar comida para casa ou servir bebidas em excesso. Uma maneira de minimizar essa perda é limitar o acesso a itens caros, como garrafas de alto valor de álcool específico.

Além do roubo de estoque, funcionários desonestos podem roubar do caixa do restaurante. Um exemplo pode ser um funcionário que desvia dinheiro do caixa e altera os registros financeiros para encobrir seus rastros, pois usou os fundos para despesas pessoais, itens de luxo e viagens.

Também é importante realizar contagens de estoque diárias e compará-las com os relatórios de estoque do POS para encontrar e investigar discrepâncias.

Portanto, embora existam muitas maneiras de prevenir e minimizar fraudes, a mais importante é criar um ambiente de integridade e desenvolver políticas de controle interno sólidas. Os funcionários devem entender a importância da integridade e as consequências de cometer fraudes. Os funcionários também devem ser capazes de denunciar fraudes suspeitas à administração e/ou aos proprietários. Denúncias anônimas são a ferramenta mais útil para detectar fraudes.

Os empregadores sempre esperam que uma auditoria interna encontre apenas pequenas discrepâncias nos relatórios financeiros. No entanto, se (ou mais provavelmente, quando) encontrarem fraudes em sua organização, podem contar com empresas profissionais para revelar uma imagem financeira precisa.

Anneliese Scherer - Forensic Accounting And Valuation Services Manager, Fiske & Company. Foto: Jason Leung