Por que os auditores não encontram fraude?

Mesmo com toda a publicidade em torno da questão da fraude financeira nos últimos vinte anos, a maioria dos auditores, investidores e outros profissionais ainda não “entende” quando se trata de detectar fraudes. As auditorias de demonstrações financeiras tradicionais nunca foram projetadas para detectar fraudes.

A auditoria é simplesmente um processo pelo qual os auditores verificam a matemática da empresa e a aplicação das regras contábeis. Os auditores examinam uma porcentagem muito pequena das transações. A fraude raramente é detectada por auditorias de demonstrações financeiras porque não têm o objetivo de fazê-lo. No entanto, às vezes a fraude é detectada pelos auditores, e eles podem aumentar suas chances de encontrá-la se quiserem. Existem oportunidades durante cada auditoria de demonstração financeira para encontrar fraudes, se apenas os auditores fossem diligentes. Um dos segredos para se tornar melhor na detecção de fraudes é entender por que os auditores com tanta frequência não as encontram.

A questão de encontrar fraudes em auditorias é importante não apenas para os auditores. Os investidores e outros profissionais que usam as demonstrações financeiras precisam entender os riscos de fraude para avaliar plenamente o quão não confiáveis ​​as demonstrações financeiras podem ser quando se trata de fraude.

O resultado final é que aqueles que estão confiantes de que as auditorias encontrarão fraudes estão se enganando. Nada poderia estar mais longe da verdade. A ocorrência ocasional de auditores detectando fraude durante uma auditoria de demonstração financeira não significa que as auditorias sejam eficazes na detecção de fraude.

Este artigo discute os nove motivos mais comuns pelos quais os auditores deixam de perceber a fraude que está ocorrendo bem debaixo de seus narizes. Ao destacar esses problemas, os profissionais podem entender melhor os problemas relacionados à detecção de fraudes e evitar uma falsa sensação de segurança ao examinar as demonstrações financeiras auditadas.

Confiança nos controles internos

A profundidade dos testes de auditoria e os tipos de procedimentos usados ​​são fortemente influenciados pela avaliação dos controles internos pelos auditores. Eles estão observando as políticas e procedimentos da empresa que ajudam a garantir demonstrações financeiras precisas. Os auditores determinam se esses controles existem, são adequados e são aplicados.

Com base em suas avaliações do risco e dos controles, os auditores planejarão seu trabalho de auditoria. É fácil ver que quaisquer avaliações incorretas nesta fase do processo podem ser prejudiciais para toda a auditoria. Se os auditores não estiverem totalmente cientes dos riscos, eles não podem planejar seu trabalho para lidar com esses riscos.

Os clientes de auditoria geralmente são culpados de ter controles internos deficientes que nunca são corrigidos. Os auditores dizem aos clientes que há um problema, mas eles continuam os negócios normalmente. Quando a auditoria do ano seguinte começa, os auditores descobrem que nenhum dos problemas foi corrigido. Eles ajustam o escopo de seu trabalho de auditoria de acordo? Frequentemente, a resposta é não e, portanto, ano após ano, existem deficiências que não são tratadas com o aumento dos procedimentos de auditoria.

Os previsíveis testes de auditoria

Os  auditores são notórios por repetir seus testes ano a ano, concentrando-se nas mesmas contas ou tipos de transações e usando limites em dólares com os quais os clientes de auditoria estão intimamente familiarizados. Quando os funcionários sabem exatamente quais riscos e contas os auditores visam, a eficácia dos testes de auditoria diminui.

O elemento surpresa é bastante eficaz na prevenção e descoberta de fraudes, mas os auditores não costumam empregar essa técnica. A surpresa ajuda a prevenir fraudes porque os funcionários nunca têm certeza se certas contas ou transações podem ser selecionadas para teste. É menos provável que se envolvam em fraudes porque não sabem se os auditores estarão olhando.

Mas se o cliente sabe onde os auditores estão focalizando sua atenção, é fácil fabricar documentos, fazer lançamentos estratégicos no diário ou adulterar os registros contábeis. Pense em como é simples para uma empresa mover estoque de um local para outro, se souber com antecedência que local os auditores irão visitar. Dentro de cada local, considere como é fácil organizar o estoque para fazê-lo parecer que há mais itens disponíveis do que realmente existe, especialmente se a administração souber quais tipos de itens os auditores provavelmente contarão ou examinarão.

Os auditores tendem a ser complacentes em seus testes. É muito fácil testar os mesmos itens da mesma maneira de ano para ano. E como os novos auditores são ensinados a fazer auditoria? Normalmente, eles são orientados a examinar os papéis de trabalho do ano anterior e fazer os mesmos procedimentos na auditoria do ano corrente. Qual a melhor maneira de garantir que o cliente nunca se surpreenda com os procedimentos de auditoria?

A amostragem não é suficiente

O coração de uma auditoria é testar as transações. Os auditores selecionam uma amostra e testam essas transações para garantir que foram devidamente registradas no sistema de contabilidade. A limitação inerente à amostragem é que todas as transações não são testadas. E, claro, não seria possível para os auditores examinar todas as transações que uma empresa realiza em um ano.

Sempre há uma boa chance de que uma transação importante não faça parte da amostra dos auditores e, portanto, não seja examinada. Muitas transações não são testadas pelos auditores, e isso significa que há uma boa chance de que um item fraudulento não faça parte do teste.

Trabalhando em torno do escopo e da materialidade

Para piorar as coisas, a administração sabe que os auditores geralmente escolhem transações em dólares maiores para testar. Ao testar quantias maiores, os auditores obtêm maior “cobertura” e podem testar uma porcentagem maior dos dólares. Isso cria uma grande oportunidade para alguém cometer uma fraude. Se ela precisar manipular os registros contábeis, vários lançamentos menores (em vez de um grande lançamento) provavelmente nunca serão examinados pelos auditores.

Os auditores estão constantemente observando os números em termos de escopo e materialidade. Valores menores, certos ou errados, não significam muito em termos do quadro financeiro mais amplo de uma empresa. O que os auditores muitas vezes esquecem, porém, é que a questão da materialidade não se limita apenas à magnitude dos dólares. Embora um pequeno número possa não significar muito para a empresa como um todo, os fatos que envolvem esse pequeno número podem torná-lo relevante.

Considere um roubo relativamente pequeno pelo CFO da empresa. Embora o total de dólares possa cair bem abaixo do que normalmente se considera “material” para a empresa, as circunstâncias do roubo o tornam material. O fato de o principal profissional de finanças da empresa estar roubando repentinamente torna a pequena quantia em dólares muito importante e, portanto, material.

Auditores inexperientes

O modelo de negócios atual para firmas de auditoria (e aquele que existe há décadas) depende de auditores relativamente inexperientes para fazer a maior parte do trabalho de campo. Embora isso possa fazer sentido do ponto de vista econômico em termos de controle dos custos das auditorias, é uma prática terrível do ponto de vista do controle de qualidade.

Os auditores jovens geralmente não sabem o que fazer e geralmente relutam em fazer perguntas difíceis ou desafiar as afirmações da administração. Eles são facilmente manipulados, influenciados e enganados por causa de sua inexperiência. Frequentemente, eles não compreendem verdadeiramente os negócios e as demonstrações financeiras, pois essas coisas levam tempo para serem aprendidas no mundo real.

A maioria dos auditores carece de um conhecimento profundo dos esquemas de fraude e como eles são executados. Se solicitados a explicar um esquema de fraude comum, como ida e volta ou bloqueio de canais, a maioria dos auditores inexperientes ficará sem fala. Simplificando, eles não são adeptos de reconhecer transações suspeitas e documentação fraudulenta.

Aqueles que têm conhecimento para identificar problemas e fazer perguntas difíceis passam muito pouco tempo no campo. Eles estão mais bem equipados para focar em fraudes, mas fornecem pouca supervisão prática dos auditores inexperientes.

Ambiente de negócios dinâmicos 

Já se foi o tempo em que os negócios de uma empresa mudavam pouco de ano para ano. Fusões e aquisições, desenvolvimento de novos produtos e serviços e planejamento estratégico constante significam que os negócios estão mudando mais rápido do que nunca. Comparar os resultados financeiros de uma empresa de ano para ano torna-se quase impossível por causa de todas as mudanças.

No entanto, a auditoria não mudou muito ao longo dos anos. As empresas são mais difíceis de auditar e os riscos de fraude estão mudando, mas o processo de auditoria demorou para ser atualizado. A abordagem certa de auditoria, 20 anos atrás, ainda não é a abordagem certa hoje, mas muitas facetas das auditorias são basicamente as mesmas.

Os perpetradores de fraude sabem que os auditores não conseguem acompanhar todas as mudanças em seus negócios e podem facilmente explorar isso. Os auditores estão à mercê da gerência e só descobrem as coisas se fizerem as perguntas certas que obtenham respostas verdadeiras. É fácil ver como os auditores podem ser enganados por causa de sua falta de conhecimento.

Acompanhamento inadequado

O que acontece quando os auditores encontram uma “exceção” em seus testes de auditoria? Quando a exceção é considerada séria o suficiente para ação? O trabalho de auditoria após a descoberta de uma exceção pode às vezes ser inadequado. É difícil dizer quantos testes adicionais devem ser feitos depois que um problema é encontrado nos registros contábeis.

Um dos casos mais básicos de acompanhamento inadequado ocorre quando o cliente de auditoria é incapaz de produzir documentação para apoiar uma transação. Quem pode dizer que a documentação ausente é simplesmente um erro, em vez de algo mais sinistro? Os auditores geralmente são rápidos em selecionar transações alternativas para teste quando a documentação não pode ser localizada, mas isso cria uma oportunidade para o perpetrador de fraude.

Os gerentes e os executivos envolvidos em fraudes costumam usar a engenharia social para manipular os auditores. Eles podem parecer cooperativos e até mesmo concordar com os ajustes que os auditores possam sugerir, especialmente se essa cooperação desviar o foco de outras áreas das demonstrações financeiras que contenham evidências de fraude.

Agulha no Palheiro

Quando se trata de fraude, a administração tem uma vantagem significativa sobre os auditores. A gerência sabe exatamente onde a fraude está escondida, enquanto os auditores ficam procurando por uma “agulha no palheiro”. Os auditores não têm ideia se ocorreu fraude, que tipo de fraude pode ter sido perpetrada ou onde está oculta nas demonstrações financeiras.

As probabilidades são pesadas em favor da pessoa que cometeu a fraude. Já é ruim o suficiente que os auditores não saibam o que devem procurar, mas as coisas ficam ainda piores se o perpetrador levar em consideração as limitações de auditoria acima.

Por exemplo, é bastante fácil esconder fraude em uma conta com um grande volume de pequenas transações. O que acontece se o auditor tiver a sorte de descobrir uma dessas transações fraudulentas? Quem pode dizer que pode ser um erro honesto? O auditor pode convencer-se a não fazer mais perguntas.

Uso de estimativas

As partes críticas das demonstrações financeiras de uma empresa geralmente baseiam-se no julgamento da administração, que deve usar seu conhecimento do negócio para fazer estimativas. Infelizmente, o julgamento e as estimativas da administração são difíceis de auditar. Por exemplo, a empresa pode precisar fazer estimativas relacionadas aos custos de prestação de serviços a clientes que compraram itens com garantia. Será difícil para o auditor avaliar essas estimativas, pois geralmente eles não têm um conhecimento profundo do negócio e das questões de garantia.

Os auditores estão à mercê da gestão, detentores de todas as informações. A administração pode estar ciente das mudanças de negócios que invalidam os métodos históricos de estimativa de certos itens, mas a menos que informe aos auditores sobre essas mudanças, os auditores provavelmente não estarão cientes delas.

Tornando as auditorias mais eficazes

Os usuários de demonstrações financeiras precisam entender as limitações inerentes ao processo de auditoria. As auditorias nunca foram projetadas para detectar fraude e, a menos que haja uma grande mudança no negócio de auditoria, elas nunca irão detectar fraude em uma taxa significativa.

Ajudar os auditores a compreenderem melhor o negócio que estão auditando é a chave para realizar auditorias mais eficazes. Auditores mais jovens precisam de melhor treinamento e supervisão, e o trabalho em sala de aula não pode substituir a experiência real no campo.

As auditorias devem usar técnicas básicas como o elemento surpresa. Os auditores devem variar seus procedimentos e escopos de ano para ano, e procedimentos surpresa devem ser conduzidos ao longo do ano, bem como durante a auditoria. É necessário gastar mais tempo avaliando como a fraude pode ser cometida na empresa.

Aqueles que sabem mais sobre negócios e demonstrações financeiras precisam se envolver mais no campo para ajudar os auditores a aprender mais. Auditores inexperientes precisam do suporte de auditores mais experientes para que possam fazer perguntas difíceis com segurança e questionar métodos ou transações suspeitas.

As auditorias podem ser mais eficazes quando se trata de encontrar fraudes, mas haverá um custo para isso. O modelo financeiro atual para firmas de auditoria não será capaz de apoiar as sugestões acima. Haverá necessidade de mudanças generalizadas no negócio de auditoria, se algum dia esperamos que as auditorias encontrem mais fraudes.

Fonte: aqui. Imagem: aqui

Eu acrescentaria mais dois pontos: (a) muitas vezes a empresa de auditoria está muito mais interessada em vender outro negócio vantajoso (consultoria); (b) a justificativa de que a auditoria não foi feita para detectar fraude faz com que o auditor deixe de considerar este aspecto como crucial no seu trabalho.