Coisas que aprendi com a fraude

Do blog The Fraud Files, de Tracy Cohen:

Coisas que aprendi sobre fraude

Depois de mais de 20 anos conduzindo investigações de fraude, aprendi muito sobre fraudadores, seus métodos e as empresas para as quais trabalham.

Linhas diretas reduzem as perdas por fraude pela metade. Mecanismos de denúncia anônimos, como linhas diretas de fraude, reduzem o custo de fraudes internas. Os funcionários são excelentes vigilantes e têm maior probabilidade de denunciar irregularidades se tiverem uma maneira confidencial de relatar as informações que possuem. Pesquisas mostram que empresas com linhas diretas descobrem esquemas de fraude mais cedo e, portanto, perdem menos para fraudes internas.
A Sarbanes-Oxley exigiu mecanismos de denúncia anônimos, como linhas diretas para empresas com ações negociadas na bolsa. As empresas de capital fechado devem fazer o mesmo, já que as linhas de atendimento provaram ser eficazes. No entanto, as empresas não devem ter uma falsa sensação de segurança de uma linha direta. Existem muitas outras medidas de prevenção de fraudes que as empresas também devem implementar.

Os funcionários são muito receptivos ao treinamento antifraude. Como eu mencionei, os funcionários são tipicamente muito bons cães de guarda. Eles não gostam de ver alguém fazendo coisa errada enquanto estão com um trabalho honesto. Se eles souberem como procurar, os funcionários provavelmente denunciarão os erros à gerência.
Portanto, o treinamento antifraude é geralmente muito bem recebido pelos funcionários. Eles estão ansiosos para aprender como é a fraude e como se sente. Durante o treinamento, eles geralmente refletem sobre situações no passado que pareciam suspeitas. Se eles tivessem sido treinados naquela época, provavelmente teriam relatado suas suspeitas à gerência.
Faz sentido, portanto, fornecer treinamento antifraude básico para todos. A gerência nunca pode prever quem verá o quê e é importante que todos os funcionários estejam armados com conhecimento. Um treinamento antifraude mais direcionado pode ser fornecido posteriormente aos funcionários que trabalham em áreas de alto risco da empresa.

Equipes de fraudadores roubam mais. Um único ladrão em uma empresa só pode cometer fraude limitada. Mesmo com acesso a ativos e dados, essa pessoa é limitada no valor que pode ser roubado porque alguém geralmente está cuidando de outras partes da empresa.
Por exemplo, um funcionário faz depósitos bancários, enquanto um funcionário separado concilia a conta bancária. Ele efetivamente verifica os depósitos bancários que o primeiro funcionário deveria fazer. Sozinho, o funcionário que faz depósitos bancários não pode roubar sem ser detectado.
Por outro lado, duas ou mais pessoas em conluio podem cometer fraudes mais elaboradas por longos períodos de tempo. Em um sistema de controles de uma empresa típica, os funcionários executam intencionalmente verificações independentes uns dos outros. Se dois funcionários conspiram para substituir esses checagens independentes, eles podem mais facilmente fraudar a empresa.
No exemplo do depósito bancário, o funcionário que faz os depósitos bancários pode unir forças com o empregado que concilia a conta bancária. Se tiverem êxito, o primeiro funcionário poderá roubar dinheiro dos depósitos bancários, enquanto o segundo empregado ajudará a encobrir o roubo durante o processo de conciliação bancária.

Os ladrões têm dificuldade em guardar segredos. Alguém, em algum lugar, sempre sabe sobre a fraude. Alguns ladrões são simplesmente arrogantes e precisam se gabar do quanto são espertos. Outros simplesmente não conseguem manter suas bocas fechadas.
Além das pistas verbais, existem pistas não verbais que podem revelar uma fraude. Os ladrões muitas vezes não podem deixar de exibir os itens que compraram com o produto da fraude. Outros fazem muitas viagens incomuns, muitas vezes para cassinos. Alguns fraudadores exibem um comportamento nervoso ou tornam-se excessivamente possessivos em suas responsabilidades de trabalho. Preste muita atenção a essas pistas e investigue mais.
Não se esqueça que, embora as equipes de ladrões possam roubar mais do que os criminosos, elas também têm mais dificuldade em manter a fraude em sigilo. Dois ou três conspiradores têm mais dificuldade em manter um segredo do que um único ladrão. Quanto mais bocas envolvidas em uma fraude, mais provável é que alguém fale sobre o esquema.

Pequenas fraudes levam a fraudes maiores. Um roubo planejado de uma só vez para preencher uma necessidade ou corrigir um erro pode facilmente se transformar em um esquema de fraude completo. Um funcionário que apenas pretende roubar uma vez descobre como é fácil, e isso leva a repetir as fraudes. Cada pagamento de cliente roubado ou cheque forjado fica progressivamente maior.
Mesmo um funcionário que nunca pretendeu cometer uma fraude pode ser atraído para um esquema. Ela ou ele pode perceber que um erro contábil não foi detectado nem corrigido. O certo seria notificar a gerência para que o erro possa ser corrigido.
No entanto, tenho visto muitos funcionários honestos se tornarem desonestos nessa situação. Em vez de ajudar a corrigir o erro e fechar a lacuna, o funcionário pode se sentir tentado a aproveitar a falha nos controles da empresa. Fugir com algo pequeno muitas vezes encoraja os funcionários honestos, e uma fraude desse tipo pode aumentar rapidamente.

A arrogância é frequentemente a queda de um bandido. Costumo dizer que a arrogância atrapalha a fraude. Os bandidos às vezes ficam tão envolvidos em um sentimento de invencibilidade, que faz com que fiquem desleixados. Eles esquecem de cobrir seus rastros ou esconder adequadamente a fraude. No fundo, o ladrão acredita que ele ou ela não será pego de qualquer maneira, então ser cauteloso não é a principal preocupação.
Às vezes, os criminosos de colarinho branco ficam tão arrogantes que levam longe demais os limites do esquema. Mais uma vez, eles acreditam que não serão apanhados. Eles acreditam que, mesmo que sejam pegos, não serão condenados por um crime.
Empurrar os limites de uma fraude ou ficar desleixado inevitavelmente faz com que um esquema se desfaça. Talvez os números fiquem tão altos que o software de computador sinalize alguns itens ou os auditores comecem a procurar mais. Às vezes, um telefonema ou um e-mail escapa do fraudador. Muitas vezes a arrogância desempenha um papel na descoberta do roubo.

Vítimas de fraude não são [ficam] necessariamente mais espertas. Você pensaria que uma vítima de uma fraude estaria muito preocupada com a alteração de políticas e procedimentos para evitar futuros incidentes. Eu esperaria que a vítima pelo menos se preocupasse em fechar as brechas que o ladrão explorava.
Infelizmente, as empresas nem sempre estão dispostas a examinar criticamente seus controles antifraude depois que uma investigação é concluída. Eles consideram o custo da fraude e o alto custo da investigação e do litígio. Nenhum orçamento pode ser deixado para ajudar a reforçar os controles.
Este é um dos maiores erros que uma empresa pode cometer. É descuidado deixar brechas abertas para futuros ladrões. Isso também envia uma mensagem ruim para todos os outros membros da empresa. Os funcionários agora estão cientes de que existem defeitos no sistema e que a empresa não os corrigiu. Isso é como mandar um convite para roubar.
De todas as coisas que as empresas podem fazer depois de descobrir uma fraude, a reformulação dos controles antifraude é provavelmente a mais importante. A gerência deve aprender com os erros do passado, caso contrário, a empresa será vitimada novamente pelos funcionários.