Revolução Silenciosa

Uma mudança estrutural está ocorrendo no setor público. E por não ter tido a atenção da população, da imprensa e dos políticos, podemos chama-la de revolução silenciosa. Trata-se da digitalização dos documentos que são criados e entregues a alguns dos principais órgãos da administração. A base desta mudança ocorreu no TRF da quarta região, que construiu um sistema onde os documentos são construídos, repassados, analisados e despachados sem a presença do papel. Este sistema recebeu o sugestivo nome de SEI. Já aderiram a causa o STJ, o CADE, o Ministério das Comunicações e o MEC. Indiretamente devem passar a trabalhar com o SEI a Receita Federal, o Banco Central, a AGU e outras entidades que já possuem o processo eletrônico e que podem fazer parte através do Barreamento, ou seja, a construção de interface entre os sistemas eletrônicos existentes em cada entidade do setor público.

A minha universidade deve implantar o processo eletrônico até maio de 2016. Com isto, nenhum documento criado após esta data será em papel, exceto aqueles que são para entidades que ainda não trabalham com o processo eletrônico. Além da eliminação do papel, o burocrata não irá precisar mais de carimbo e assinatura, bastando a assinatura eletrônica.

As vantagens do processo são inúmeras. Em alguns órgãos a economia já no primeiro ano de implantação foi suficiente para pagar o investimento realizado em máquinas (scanners) e treinamento. Além disto, por permitir que o processo possa ser analisado em mais de uma instância, o tempo de resposta de uma demanda deverá reduzir substancialmente. Com o SEI o gestor pode ler o processo de um tablete ou celular e despachar para a próxima instância. Também é possível verificar facilmente em que instância o processo encontra-se parado.

Para entidades descentralizadas fisicamente, como acontece com a Universidade de Brasília, o SEI reduz o leva e trás dos processos. Basta que o arquivo seja despachado de Planaltina para o prédio da reitoria, uma distância de dezenas de quilômetros que hoje é percorrida de automóvel. Isto significa menos gastos com combustível, automóvel e pessoal em atividade que não agrega valor.

Como gestor, o SEI irá eliminar um problema que preocupa: a possibilidade de substituição de página de um processo por outra. Além disto, alguns processos tomam mais de um volume. Para reduzir, geralmente o último volume é que transita entre as diversas unidades. Com o SEI todo o volume estará acessível para a análise do gestor.