Princípios do Controle Interno

Existe uma série de regras básicas que toda entidade deve observar visando preservar seu patrimônio. Os aspectos apresentados aqui correspondem a uma listagem mínima de princípios de controle interno de uma organização. Sua observância permite a redução do chamado risco de controle interno, que é o risco decorrente das falhas existentes nos mecanismos de controle interno de uma organização.

A observância destes princípios não garante a ausência de irregularidades na empresa. A rigor não existe um sistema de controle ótimo, que elimine estes problemas. Ao gestor responsável pela implantação do controle interno é necessário ponderar entre o custo de implantar e manter um sistema de controle interno e o custo das irregularidades e erros que podem ser evitados com o sistema.

Rodízio de Funcionários

Nas empresas é importante que os funcionários tenham um rodízio das suas funções. Isto significa dizer que se deve evitar que um funcionário fique muito tempo numa mesma função. É muito comum as empresas descobrirem desfalques quando fazem rodízios dos funcionários. Outra prática de um bom controle interno é exigir que os funcionários tirem férias. Quando um funcionário permanece muito tempo na mesma função existe mais chance de agir de maneira inapropriada.

Supervisão das Operações

Os funcionários devem ser supervisionados na execução das suas funções. A supervisão irá garantir que as tarefas estão sendo executadas para atingir os objetivos da organização. A supervisão também reduz a probabilidade de desfalques e furtos, tanto por parte dos funcionários como de pessoas externas.

A supervisão das operações pode ser feita por um funcionário superior na escala hierárquica. Mas mesmo o mais elevado nível da hierarquia de uma organização deve ter seu trabalho monitorado. Em grandes empresas, o presidente reporta suas estratégias e ações a um conselho de administração, garantindo a existência das supervisão das operações.

Estabelecimento de Responsabilidade

Dentro de uma organização, as tarefas devem ser delegadas aos funcionários. Para cada tarefa, deve existe somente um funcionário responsável por sua execução. Usando este princípio é mais fácil para a empresa gerenciar a execução das atividades. Em tais situações, é possível determinar claramente a responsabilidade por um erro. Além disto, numa organização onde existe uma premiação baseada no mérito, determinar claramente a responsabilidade por cada tarefa facilita o pagamento por desempenho.

Segregação de funções

A segregação de funções permite aumentar o controle as ações internas da entidade. Quando uma mesma pessoa é responsável por muitas tarefas, o potencial de erro e irregularidades aumenta.
Um exemplo de segregação de função ocorre numa empresa comercial, quando a pessoa que efetua a venda não é a mesma que recebe o dinheiro. Outra situação ocorre na área financeira da empresa, onde o responsável pela autorização de um gasto não é o mesmo que faz o registro contábil.

Autorização de Transação

Os pagamentos que são realizados por uma entidade devem ser devidamente autorizados pela pessoa responsável. Algumas entidades criam um processo padronizado de autorização de despesa, onde os gastos somente são realizados após cumprir todos os requisitos necessários.

Apesar disto representar uma redução na velocidade com que os negócios são realizados pela entidade, acredita-se que a cautela nos procedimentos pode prevenir fraudes e irregularidades.

Procedimentos Documentados

As atividades realizadas na entidade devem ser devidamente documentadas. Isto inclui, quando for o caso, o registro contábil das transações. A posterior verificação será possível com esta documentação. A ausência documentação facilita a ação de pessoas desonestas.
É importante notar que uma entidade pode adotar procedimentos documentados e mesmo assim funcionar de maneira ágil e sem burocracia.

Verificação independente

A verificação dos atos que ocorrem dentro da entidade deve estar sujeita a verificação independente. Esta verificação deve ser periódica, onde os problemas devem ser relatados para a administração resolvê-los.
Nas grandes empresas esta verificação pode ser feita pelos auditores internos e externos. Os auditores internos são funcionários da empresa que avaliam os controles e os registros contábeis. Os auditores externos são contratos para emitir um relatório de auditoria para os usuários externos.

Controles Físicos

Uma entidade deve ter controles físicos para suas operações. Existe uma ampla gama de instrumentos que podem ser usados, entre os quais citamos: câmeras de vídeos, cofres, máquinas registradoras, alarmes, programas antivírus, ponto eletrônico, senhas em computadores, entre outras possibilidades.